Информационно – поисковые технологии для электронного делопроизводства.

Информационно – поисковые технологии представлены в рассматриваемом комплексе подсистемой поиска и воспроизведения.

В системе предусмотрены развитые возможности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование (рис. 2).

Индексирование документов означает:

· реквизитную индексацию;
· ручное управление структурами хранения документов;
· настройку состава полей, типа и длины контрольных карточек документа в архиве;
· автоматическую полнотекстовую индексацию документов;
· автоматическое распознавание формата файла электронного документа;
· индексацию текста документа сразу при его вводе;
· морфологический анализ индексируемых текстов для приведения помещаемых в индекс слов к канонической форме (нормализация текста в индексе);
· наличие стоп – словарей при полнотекстовой индексации и обеспечение их настройки;
· выделение из текста сложных (составных) терминов и понятий;
· поддержку и настройку словарей и тезауруса;
· настройку набора реквизитов;
· возможность различных режимов реквизитной разметки документов (ручной, автоматический, полуавтоматический);
· интеграцию с произвольными программами создания, просмотра и изменения электронных документов.

Хранение документов включает в себя возможность:

· работы с библиотеками магнитооптических дисков, магнитных лент, компакт – дисков для хранения больших объемов информации;
· управление внешними носителями;
· хранение электронных документов произвольного формата, аннотированных текстов, по которым производится поиск;
· хранения в системе для каждой страницы как исходного изображения, так и распознанного текста.

Поиск предусматривает:

· наличие стандартного языка запросов к БД;
· реквизитный поиск документов;
· полнотекстовый поиск, точность поиска;
· поиск по именам документов и аннотациям;
· формирование сложных запросов с использованием логических операций;
· контекстный поиск и меру близости слов при поиске;
· адекватность результата поиска запросу;
· морфологический анализ при построении запроса;
· возможность работы с системой удаленных пользователей.

Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.

Запрос строится путем заполнения шаблона ключевыми словами, содержание которых пользователь может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Как правило, хранение документов осуществляется автономно из – за больших объемов архива и необходимости использования оптических накопителей информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, а также обеспечивает доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей.

Следует отметить, что образ документа может храниться как в текстовом, так и в графическом формате. В последнем случае он, как правило, является результатом использования OCR – технологий.