Электронный документооборот: общие сведения
Требования к системам электронного документооборота и их функциональные компоненты
Система электронного документооборота (СЭД) должна выполнять следующие функции:
- · Создание, хранение, редактирование документов.
- · Управление доступом к документам.
- · Возможность интеграции с другими подсистемами ИАИС и другими программными средствами, предназначенными для работы с документами.
- · СЭД должна быть максимально ориентирована на целевую аудиторию и предусматривать для конечного пользователя удобный web-интерфейс.
Исходя из функционального назначения, будущей СЭД предъявляется ряд требований, условно разделяемых на две группы. К общим относятся те классические требования, которые предъявляются ко всем аналогичным системам, призванным решать проблемы обработки данных (масштабируемость, распределенность, открытость, модульность). К специальным можно отнести те специфические требования, которые актуальны именно для рассматриваемой СЭД, учитывая объективные условия ее дальнейшего функционирования.
Опираясь на опыт существующих разработок], можно выделить ряд функциональных компонент, которые должна содержать СЭД:
Пользователи – субъекты системы вместе со своими инструментальными средствами, обращающиеся к СЭД за информацией либо с целью выполнения определенных действий.
Система управления доступом – правила, в соответствии с которыми для каждого пользователя определен набор привилегий на соответствующий набор объектов (документов и/или действий над документами). Пользователи могут объединяться в группы с единым набором привилегий.
Система управления документами - алгоритмы обработки, создания, модификации и движения документов – это главное звено СЭД.
Система импорта-экспорта документов, обеспечивающая конвертацию документов различных типов в приемлемый формат и совместимость их с рядом других прикладных программ.
Система хранения данных – модель данных и механизмы ее реализации, которая может быть организовано на нескольких уровнях: на уровне неструктурированной информации (файлы) и структурированной – базы данных.
Все компоненты взаимосвязаны, а функциональность всей СЭД обеспечивается функционированием каждой отдельной компоненты и их регламентированным взаимодействием друг с другом.