Организация хранения конфиденциальных документов.

· Организация хранения конфиденциальных документов должна исключать возможность несанкционированного доступа к ним.
· Все документы, дела и издания, имеющие гриф конфиденциальности, должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
· Помещения, в которых хранятся конфиденциальные документы должны отвечать требованиям внутри объектного режима, обеспечивающего физическую сохранность находящейся в них документации.
· Основной принцип хранения конфиденциальных документов – персональная ответственность сотрудника предприятия, ответственного за работу с конфиденциальными документами, а также исполнителей за их сохранность.
· Дела, выдаваемые исполнителю, подлежат возврату в подразделение делопроизводства службы безопасности (СБ) в тот же день. При необходимости, с разрешения начальника подразделения делопроизводства СБ или уполномоченного СБ они могут находиться у исполнителя в течении срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
· За каждым исполнителем закрепляется сейф, в котором исполнитель хранит числящиеся за ним документы. Конфиденциальные документы до завершения исполнения хранятся в сейфах исполнителей.
· Сейфы должны иметь надежные индивидуальные запоры и опечатываться.
· Ко всем сейфам необходимо иметь по два экземпляра ключей. Руководитель структурного подразделения хранит ключи исполнителей в своем сейфе. Ключ от сейфа в опечатанном пенале руководитель в конце рабочего дня сдает сотруднику охраны. Запасные ключи от всех сейфов хранятся у сотрудника предприятия.
· Выносить ключ за пределы служебного помещения не разрешается.
· При вскрытии сейфов должно присутствовать то лицо, которое отвечает за хранение документов. При его отсутствии сейф вскрывается комиссией с составлением акта.
· При отсутствии возможности обеспечить каждого исполнителя сейфом, может применяться сейф на нескольких исполнителей. В этом случае каждая полка сейфа должна быть снабжена дверцей с замком, а общий ключ находится у руководителя структурного подразделения.
· Работа с конфиденциальными документами выполняется только в служебных помещениях.
· При работе с документами исполнитель должен иметь на рабочем столе только те документы, которые необходимы в данное время. Остальные документы необходимо хранить в сейфе, которые должны быть закрыты, ключи от них убраны.
· Для работы вне служебных помещений необходимо разрешение руководителя предприятия или структурного подразделения.
· Запрещается хранение конфиденциальных документов с какими-либо другими документами, хранение конфиденциальных документов, в том числе и во время работы с ними, в ящиках стола, шкафах и т.п. не предназначенных для хранения подобного рода документов.
· При временном выходе из рабочей комнаты работник должен убрать все документы в сейф и закрыть его. При выходе из комнаты всех исполнителей дверь закрывается на замок.
· Открывать окна во время работы с конфиденциальными документами возможно, если они оборудованы сетками и, если исключается возможность просмотра документов с улицы.
· Каждый исполнитель прежде, чем закончить работу обязан:

проверить и удостовериться в наличии всех документов, числящихся за ним по описи документов, находящихся у исполнителя.

убрать документы в сейф, опечатать его и сдать ключ под расписку руководителю структурного подразделения.

· Документы, дела и издания могут передаваться другим сотрудникам, допущенным к этим документам, только через делопроизводство СБ или уполномоченного СБ.
· Запрещается изъятия из дел или перемещение документов из одного дела в другое без санкции руководителя делопроизводства СБ или уполномоченного СБ, осуществляющего их учет.
· Уничтожение документов производится комиссией в составе не менее трех человек с составлением акта.