Система доступа к конфиденциальным документам.

Система доступа к конфиденциальным документам – это совокупность установленных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ исполнителей к необходимому им для производственной деятельности объему документов, сведений, содержащих конфиденциальную информацию.

· Целями системы доступа к конфиденциальным документам являются:

обеспечение исполнителей всеми необходимыми для работы конфиденциальными сведениями;

ограничение круга лиц, допускаемых к конфиденциальным документам;

исключение излишнего или несанкционированного ознакомления с конфиденциальными сведениями;

повышение ответственности руководителей и исполнителей всех категорий за обеспечение сохранности сведений, составляющих конфиденциальную информацию;

усиление контроля со стороны сотрудника предприятия за обоснованностью доступа к конфиденциальным документам и изделиям.

· Разрешение на доступ исполнителя к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию, дается соответствующими должностными лицами при выполнении следующих условий:

при наличии приказа о приеме на работу или назначении на должность;

при оформлении обязательства о сохранении и неразглашении работником сведений, составляющих конфиденциальную информацию;

при изучении вновь принятым (назначенным на должность) работником требований нормативных документов по обеспечению сохранения конфиденциальной информации.

· После изучения указанных требований, руководитель подразделения с вновь принятым (назначенным на должность) работником проводит собеседование.
· Любое разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами и любое фактическое ознакомление с ними необходимо оформить в письменном виде.
· Ознакомление с документом фиксируется распиской исполнителя на самом документе (при оперативном ознакомлении исполнителя), и на карточке разрешении (при постоянном или длительном пользовании).
· Работники предприятия могут получать разрешение на доступ к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию, только в пределах своих должностных обязанностях и в объеме действительно необходимом им для выполнения своих обязанностей.
· Руководители предприятия, его структурных подразделений несут персональную ответственность за правомерность выдаваемых ими разрешений на доступ исполнителей к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию, а также исполнители, работающими с конфиденциальными документами, при нарушении порядка обращения и хранения с ними.
- своевременное выявление фактов возможных недостач, неучтенных документов и их безучетного движения,
- осуществление постоянного контроля за наличием и движением документов.
- сверка наличия всех полученных и подготовленных документов,
- правильности оформления учетных данных,
- проверка наличия оправдательных документов, на отсутствующие документы (отправленные, уничтоженные и др.), с целью устранения ошибок, нарушений, излишних операций при ведении учета.
· Сверки на наличие проводятся в плановом порядке (квартальные проверки документов с грифом «Конфиденциально» и исполнителей, годовые проверки), и по мере необходимости (при смене руководителей и сотрудников, отвечающих за учет, обработку и хранение конфиденциальных документов).
· Результаты сверок оформляются актом, в котором указывается:
- - вид сверки;
- - основание для ее проведения;
- - состав комиссии и сроки проведения;
- - название подразделения, где она проводилась;
- - общее количество, взятых на учет документов за проверяемый период по видам учета;
- - количество документов, не состоящих на учете, и фамилии лиц, у которых они были обнаружены и по какой причине не учтены;
- - количество и учетные номера документов, не предъявленных в ходе проверки, за кем они числятся и причины не предъявления;
- - другие выявленные нарушения с указанием фамилий, должностей и конкретных фактов нарушений;
- - выводы и предложения по результатам проверки и мероприятия по устранению выявленных нарушений.
· Акт проверки подписывается членами комиссии и утверждается руководством.
· Организация всех видов сверок и контроль за их проведением осуществляется сотрудником предприятия.
· Квартальная сверка наличия документов с грифом «Конфиденциально» проводится сотрудником предприятия, а также дополнительно привлекаемым сотрудником, допущенным ко всем документам с грифом «Конфиденциально». Квартальная сверка проводится в первую декаду первого месяца следующего квартала.
· Ежеквартально проверяются все документы с грифом «Конфиденциально» независимо от времени их получения или создания, а также наличие конфиденциальных документов у исполнителей.
· При проведении сверки документов с грифом «Конфиденциально» проводятся следующие операции:
- - Проверяются соответствие учетных данных документа и данных на него в учетной карточке;
- - Проверяются наличие номеров и дат оправдательных документов за отправление или уничтожение документа или его частей (экземпляров, листов);
- - Просчитываются количество экземпляров и листов документа;
- - Проверяются соответствие фактического количества экземпляров и листов документа количеству, числящемуся по учету.
- - Выявляются позиции по контрольному журналу, по которым документы не были предъявлены к проверке;
- - Разыскиваются документы, не предъявленные при проверке, и проводят проверку соответствия их учетных данных данным на них в учетных карточках;
- - Производятся установленные отметки о произведенной проверке в контрольных журналах.
- - Просчитывают поединично дела с грифом «Конфиденциально», учтенные по номенклатуре, сверив их количество с количеством дел по номенклатуре;
- - Проверяют наличие отметок в номенклатуре и оправдательных документов на отсутствующие дела.
- - Выборочно проверяются полистно дела, наиболее часто выдаваемые исполнителям, а также аккуратность оформления и ведения всех дел с грифом «Конфиденциально», числящиеся по номенклатуре. Против каждой проверяемой позиции в номенклатуре делается условная отметка карандашом.
- - Результаты квартальной проверки наличия документов с грифом «Конфиденциально» оформляются актом.
· Исполнители, работающие с конфиденциальными документами, на рабочих местах, проверяются не реже одного раза в квартал. При этом проверяется наличие всех числящихся за исполнителем документов, порядок хранения и работы с ними на рабочих местах.
· Сверка документов у исполнителей производиться сотрудником предприятия. Сверка проводится в присутствии исполнителя, в случае его отсутствия – в присутствии руководителя структурного подразделения.
· При проверке исполнителей проверяются:
- - наличие в сейфе документов, числящихся за исполнителем по всем видам учета, независимо от сроков регистрации документов;
- - соответствие данных документа данным в учетной форме (учетный номер, гриф ограничения доступа, заголовок, количество листов и экземпляров, номера экземпляров);
- - правильность ведения описи документов, находящихся у исполнителя;
- - наличие сейфа и ключей от него;
- - соблюдение исполнителем требований к подготовке, изданию и хранению документов.
· При отсутствии у исполнителя, числящегося за ним документа, проверяется наличие оправдательных документов или подписи лица, получившего документ, в описи документов, находящихся у исполнителя, и обоснованность передачи документа без участия сотрудника предприятия.
· О результатах сверки на наличие документов у исполнителя делается запись в описи документов, находящихся у исполнителя. Если имеются отдельные нарушения в ведении описи, хранении документов, то они перечисляются после указанной записи, которая заверяется подписью проверяющего и датируется.
· О результатах сверок информируются руководители и при нарушениях принимаются соответствующие меры.
· При необходимости могут проводиться внеплановые сверки наличия документов у исполнителей при уходе в отпуск или при увольнении по изложенной выше методике.
· Дата проведения сверки наличия документов назначается заранее. Сотрудники о дате проведения сверки не оповещаются.
· Годовая сверка наличия документов проводится 1-2 раза в год. Годовая сверка проводится комиссией, назначаемой приказом генерального директора. Председателем комиссии назначается один из его заместителей. В комиссию обязательно включается сотрудник предприятия. В годовую проверку проверяется наличие всех без исключения документов, содержащих конфиденциальную информацию (гриф «Конфиденциально»).
· При проведении годовой сверки наличия документов проверяется:
- Наличие и правильность записей о проведении квартальных проверок наличия документов с грифом «Конфиденциально» в контрольных журналах. Незакрытые в квартальную проверку позиции перепроверяются;
- Наличие всех документов с грифом «Конфиденциально», созданных или полученных в течение года.
- Дела сверяются поединично с номенклатурой дел. При этом проверяется: соответствии индекса дела, количества листов на обложке записям в номенклатуре; грифа на обложке и в номенклатуре содержанию дела (при не соответствии гриф изменяется); правильность оформления перерегистрации переходящих дел в номенклатуру следующего года. Результаты годовой проверки наличия конфиденциальных документов оформляются актом.
- При наличии грубых нарушений и ошибок, выявленных проверкой, издается приказ о наложении дисциплинарных взысканий на соответствующих должностных лиц.

Список литературы:

1. #"#">www.sec4all.net
2. Приложение 1. Инструкция по обеспечению сохранности документов.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция определяет основные требования по обеспечению сохранности документов
1.2. Выполнение требований Инструкции является обязательным для всех исполнителей, допущенных к КИ.
1.3. Настоящая инструкция разработана на основе нормативных актов, нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу Российской Федерации, а также на основе организационно-распорядительных документов по обеспечению сохранности конфиденциальной информации предприятия.
1.4. Сотрудники предприятия обязаны:
- - выполнять требования приказов, инструкций и положений по обеспечению сохранности документов;
- - работать только с теми сведениями и документами, содержащими конфиденциальную информацию, к которым они получили доступ в силу своих должностных и функциональных обязанностей;
- - не использовать документы в своих личных целях, не заниматься без разрешения руководства любой деятельностью, которая может нанести ущерб предприятию.
- - в случае попытки посторонних лиц получить от сотрудника документы с конфиденциальной информацией немедленно сообщить об этом в отдел по защите конфиденциальной информации;
- - в случае увольнения все документы с конфиденциальной информации предприятия, которые находились в распоряжении сотрудника в связи с выполнением им служебных обязанностей, передать соответствующему должностному лицу или руководителю подразделения;
- - об утрате или недостаче документов, а также о причинах и условиях возможной утечки сведений, немедленно сообщать руководителю подразделения и в отдел по защите конфиденциальной информации.
1.5. Руководство предприятия вправе знакомиться в полном объеме со всеми сведениями, составляющими конфиденциальную информацию, руководители структурных подразделений - по всему кругу задач, возложенных на них лично и на руководимые подразделения, остальные сотрудники - в рамках их функциональных обязанностей, а также данных руководством поручений.
1.6. Руководители предприятия и его структурных подразделений принимают меры по максимальному ограничению возможности ознакомления с конфиденциальной документами сотрудников, которым по роду выполняемых обязанностей она не требуется.
2. ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Все конфиденциальные документы должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Помещения должны отвечать требованиям внутри объектного режима, обеспечивающего физическую сохранность находящейся в них документации.
2.2. Дела, выдаваемые исполнителю, подлежат возврату в подразделение делопроизводства службы безопасности (СБ) в тот же день. При необходимости, с разрешения начальника подразделения делопроизводства СБ или уполномоченного СБ они могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
2.3. С конфиденциальной документацией разрешается работать только в служебных помещениях. Для работы вне служебных помещений необходимо разрешение руководителя предприятия или структурного подразделения.
2.4. Конфиденциальные документы могут передаваться другим сотрудникам, допущенным к этим документам, только через делопроизводство СБ или уполномоченного СБ.
2.6. Смена сотрудников, ответственных за учет и хранение конфиденциальных документов, дел и изданий оформляется распоряжением начальника подразделения. При этом составляется по произвольной форме акт приема-передачи этих материалов, утверждаемый указанным руководителем.
2.7. Уничтожение конфиденциальных документов производится комиссией в составе не менее трех человек с составлением акта.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОСТУПА СОТРУДНИКОВ К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ
3.1. Разрешение на доступ к документам с грифом «Конфиденциально» дает только руководитель предприятия.
3.2. Работники предприятия могут получать разрешение на доступ к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию, только в пределах своих должностных обязанностях и в объеме действительно необходимом им для выполнения своих обязанностей.
3.3. Доступ к конфиденциальным документам производится только на основе письменного разрешения соответствующего руководителя.
3.4. Разрешение на доступ к конфиденциальным документам оформляется в следующем виде:
- - резолюция руководителя на документе;
- - указание об исполнении документа и фамилия исполнителя в содержании распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний);
- - карточка-разрешение выдачи документа (дела);
- - требование на выдачу документов (для архивных дел).
- - Исполнитель документа (если он продолжает работать по той же тематике) и лица, визировавшие и подписавшие документ, допускаются к нему без специального разрешения.
3.5. Если исполнитель допускается только к части документа, к отдельным документам дела, в разрешении должны указываться пункты, учетные номера документов или листы дела, к которым допускается исполнитель, а лицо, ответственное за учет, обработку и хранение конфиденциальных документов (сотрудник предприятия) принимает необходимые меры, исключающие ознакомление с другими частями документа (дела).
3.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) его документами имеют право пользоваться руководитель структурного подразделения, в котором он работает, или по письменному разрешению последнего – другие исполнители того же подразделения, имеющие отношение к указанным документам. Из сейфа документы в отсутствии исполнителя изымаются в установленном порядке комиссией с составлением акта.
3.7. Доступ к поступившим конфиденциальным документам осуществляется на основе резолюции соответствующего руководителя на самом документе или на сопроводительном письме. С сопроводительного письма резолюция переносится на документ и заверяется подписью лица, ответственного за учет, обработку и хранение конфиденциальных документов (сотрудника) с указанием даты.
3.8. Доступ к изданным конфиденциальным документам осуществляется в соответствии с резолюцией на документе, указанием об исполнении документа, а в необходимых случаях в соответствии с карточкой-разрешением.
3.9. Доступ исполнителей к делам осуществляется согласно спискам в номенклатуре дел с грифом «Конфиденциально», утвержденным руководителем предприятия. Из номенклатуры списки переносятся на внутреннюю сторону обложки дела и заверяются лицом, ответственным за учет, обработку и хранение конфиденциальных документов (сотрудником предприятия). Списки составляются руководителями подразделений до утверждения номенклатуры дел.
3.10. Изменения в утвержденную номенклатуру, связанные с расширением круга лиц, допускаемых к делам, вносятся с письменного разрешения руководителя предприятия на основании докладных записок руководителей структурных подразделений. Изменения в номенклатуре дел заверяются подписью сотрудника или делается в ней ссылка на документ – основание, если разрешение написано на докладной записке.
3.11. В случае увольнения допущенных к делу лиц или изменения их должностных обязанностей производиться корректировка списков за подписью сотрудника.
3.12. Исполнители, внесенные в номенклатуру текущего года, допускаются к однотипным делам прошлых лет по письменному разрешению руководителя соответствующего структурного подразделения в карточке учета выдачи дела.
3.13. Доступ исполнителей к конфиденциальным документам, находящимися на архивном хранении осуществляется по требованиям установленного архивом предприятия образца. Требование подписывает руководитель структурного подразделения, где работает исполнитель и согласовывается с заведующим архива предприятия (для документов с грифом «Конфиденциально» необходимо согласование с руководителем предприятия).
3.14. Выдача конфиденциальных документов авторам, а также исполнителям, которые ранее пользовались ими, производиться по требованиям, подписанными руководителем структурного подразделения, где работает исполнитель. Его подпись означает, что тематика работ исполнителя не изменилась. Согласующие подписи не требуются.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦМАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
4.1. Конфиденциальные документы подлежат обязательной регистрации в подразделении делопроизводства службы безопасности ( в Первом отделе ) или в общем делопроизводстве производственного подразделения уполномоченным службы безопасности. Права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию могут оговариваться дополнительно в тексте документа и его реквизитах.
4.2. Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются сотрудниками предприятия, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количество листов и экземпляров, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. При обнаружении отсутствия в конвертах (пакетах) указанных документов составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр акта направляется отправителю.
4.3. Все входящие, исходящие и внутренние конфиденциальные документы подлежат регистрации и учитываются по количеству листов.
4.4. Учет конфиденциальные документов ведется в журналах или карточках отдельно от учета другой служебной несекретной документации. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Документы, которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета. Движение конфиденциальные документов своевременно отражается в журналах или карточках.
4.5. Отпечатанные и подписанные конфиденциальные документы вместе с их черновиками передаются для регистрации сотруднику подразделения делопроизводства службы безопасности, осуществляющему их учет. Черновики уничтожаются исполнителем и этим сотрудником, что подтверждается росписью указанных лиц в журнале или на карточках учета. При этом проставляется дата и подпись.
4.6. Размножение конфиденциальные документов и в типографиях и других множительных участках производится с разрешения и под контролем специально назначенных сотрудников службы безопасности по заказам, подписанным руководителем предприятия. Размноженные документы (копии, тираж) должны быть полистно подобраны, пронумерованы поэкземплярно и, при необходимости, сброшюрованы (сшиты).
4.7. Рассылка документов производиться на основании подписанных руководителем структурного подразделения разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
4.8. Снятия рукописных, машинописных, микро - и фотокопий, электрографических и др. копий, а также производство выписок из конфиденциальные документов производится по разрешению руководителя предприятия и подразделений.
5. ОБЯЗАННОСТИ СОТРУДНИКОВ РАБОТАЮЩИХ С КОНФИДЕНЦМАЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ И ИХ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Сотрудники предприятия, допущенные к конфиденциальным документам должны:
- - Строго хранить конфиденциальную информацию. О ставших им известной утечке сведений, составляющих конфиденциальную информацию, а также об утрате документов, сообщать непосредственному руководителю и в службу безопасности.
- - Предъявлять для проверки по требованию представителей службы безопасности все числящиеся конфиденциальные документы, а в случае нарушения установленных правил работы с ними представлять соответствующие объяснения.
- - Знакомиться только с теми документами и выполнять только те работы, к которым они допущены.
- - Строго соблюдать правила пользования конфиденциальными документами. Не допускать их необоснованной рассылки.
- - Выполнять требования внутри объектного режима: исключающие возможность ознакомления с конфиденциальными документами посторонних лиц, включая и своих сотрудников, не имеющих к указанным документам прямого отношения.
- - При ведении деловых переговоров с представителями сторонних организаций или частными лицами ограничиваться выдачей минимальной информации, действительно необходимой для их успешного завершения.
- - Исключить использование ставшей известной конфиденциальной информации в свою личную пользу.
5.2. Под утратой документов, содержащих сведения конфиденциальную информацию понимается выход (в том числе и временный) документов из владения ответственного за их сохранность лица, которому они были доверены по работе, являющийся результатом нарушения установленных правил обращения с ними, вследствие чего эти документы стали или могут стать достоянием посторонних лиц.
5.3. Утрата конфиденциальных документов, передача третьим лицам, публикация без согласия предприятия, нарушение режима при работе с документами, а также использование для занятий любой деятельностью, которая в качестве конкретного действия может принести ущерб предприятию, влечет административную, гражданско-правовую, уголовную и иную ответственность в соответствии с действующим законодательством.
5.4. Решение о привлечении к ответственности принимается руководством предприятия по предложению руководителя подразделения.
5.5. В необходимых случаях для оценки нанесенного вреда предприятию либо для выяснения других существенных обстоятельств организуется служебная сверка.